Betriebskostenabrechnung – Was muss ich zahlen?

Einleitung

Jedes Jahr müssen wir uns mit der Betriebskostenabrechnung auseinandersetzen. Unabhängig davon, ob wir Mieter/ Mieterin oder Vermieter/ Vermieterin sind. Der Betriebskostenspiegel für 2018 in Deutschland errechnet einen durchschnittlichen Betriebskostenschnitt von 2,17 € pro Quadratmeter. Die mit Abstand größten Posten sind dabei immer die warmen Betriebskosten. Heizung inklusive Warmwasser kosten im Durchschnitt dreimal so viel wie Kaltwasser inklusive Abwasser und fünfmal so viel wie Gebäudeversicherung oder die Gebäudereinigung. Gerade deshalb ist eine Prüfung der Betriebskostenabrechnung wichtig, da Abrechnungsfehler häufiger entstehen als man denkt.

Was hat es mit der jährlichen Betriebskostenabrechnung auf sich? Welche Rechte habe ich? Was muss ich beachten und bleibe ich auf den Kosten komplett sitzen? Und was ist der Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten? All das klären wir in dieser Woche bei den Finanzlotsen.

Betriebskostenabrechnung, was ist das?

Gerade unsere junge Leserschaft wird möglicherweise erstmals mit einer Betriebskostenabrechnung konfrontiert. Eine Betriebskostenabrechnung ist eine gesetzliche Pflicht des Vermieters, wenn im Mietvertrag eine Vorauszahlung von Betriebskosten für die Wohnung/das Haus festgelegt wurde. Egal für welche Option man sich entscheidet, wird monatlich neben der monatlichen Kaltmiete ein Betrag gezahlt, der Betriebskostenvorauszahlung genannt wird. Die Höhe richtet sich an das Mietobjekt und muss angemessen sein. Sprich die Höhe der Vorauszahlung sollte keine hohe Rückzahlung an dich oder Nachzahlung an den Vermieter nach sich ziehen.

Ausnahmen hierbei können starke Preisschwankungen im Laufe des Jahres sein, da der Vermieter eine Anpassung der Betriebskostenvorauszahlung nicht verlangen darf. Die Anpassung kann nur über die Abrechnung erfolgen oder im laufenden Jahr von dir als Mieter/ Mieterin erbeten werden. Auch wenn eine Pauschale vereinbart wurde, muss diese angemessen sein. In diesem Fall ist mit der Zahlung der Anspruch des Vermieters abgegolten. Der Zweck einer Betriebskostenabrechnung ist demnach, den tatsächlichen Betrag zu ermitteln, der dem Verbrauch durch den Vermieter zugrunde liegt. Der Vermieter/ die Vermieterin darf keinen wirtschaftlichen Vorteil aus den Betriebskosten ziehen.

Welche Angaben gehören in eine Betriebskostenabrechnung?

Die Angaben, die in eine Betriebskostenabrechnung gehören, ergeben sich aus den Normen des Bürgerlichen Gesetzbuches. Anwendung finden hierbei § 556 bis § 556c. Darin wird festgelegt, welche Zeiträume in der Betriebskostenabrechnung beachtet werden müssen und bis wann die Betriebskostenabrechnung erstellt werden muss. Auch der Abrechnungsmaßstab ist gesetzlich geregelt.

In einer Betriebskostenabrechnung können folgende Posten auftauchen. Die sogenannten umlagefähigen Betriebskosten sind zum Beispiel: Die Grundsteuer, Gebühren für Abwasser und Heizkosten. Eine abschließende Auflistung der möglichen Abrechnungsposition findest du in der Betriebskostenverordnung. Wichtig ist, dass alle Positionen, die bezahlt werden sollen auch in der Betriebskostenabrechnung enthalten sind. Diese offensichtliche Regelung wird häufiger missachtet als du vielleicht denkst. Deshalb lohnt es sich immer die Betriebskostenabrechnung genau zu analysieren. An sich ist eine Betriebskostenabrechnung sehr einfach. Sie beinhalten vier Punkte, die immer angezeigt werden müssen. Zunächst sind die Gesamtkosten anzugeben. Als Nächstes sind die einzelnen Positionen, die die Gesamtkosten bilden, darzulegen. Weiter sind die Anzahl der Abrechnungstage (in aller Regel 365 Tage) und die Berechnung des Anteils, den der Mieter/ die Mieterin zahlen soll, zu erläutern. Auch ist der Verteilerschlüssel, nach dem die Betriebskostenabrechnung berechnet wurde, anzuzeigen. Von der nun errechneten Gesamtsumme sind die bereits gezahlten Vorauszahlungen abzuziehen. Die daraus erfolgte Differenz ist dein Guthaben oder deine Nachzahlung. Die verwendeten Verteilerschlüssel müssen vom Vermieter von der Vermieterin so erklärt werden, dass eine Betriebskostenabrechnung von dir nachrechenbar ist.

Was ist ein Verteilerschlüssel in einer Betriebskostenabrechnung?

Ein Verteilerschlüssel ist ein Maßstab, der es ermöglichen soll, Verbräuche, die in einem großen Haus auf mehrere Parteien anfallen, möglichst zielgenau auf die Bewohner des Hauses aufzuteilen. Die sogenannten kalten Betriebskosten werden entsprechend der Wohnfläche oder nach Personenanzahl umgelegt. Dies wird bei Abschluss des Mietvertrages vorab festgelegt. Beispiele hierfür sind Müllgebühren und Kaltwasser, solange das Haus nicht vollständig mit Wasseruhren ausgestattet ist. Ist das Haus mit Wasseruhren ausgestattet, wird Kaltwasser entsprechend dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet. Die warmen Betriebskosten beinhalten die Heizung und das Warmwasser. Die Abrechnung von warmen Betriebskosten wird durch zwei Faktoren bestimmt. Mindestens 50 % und höchstens 70 % der warmen Betriebskosten sind verbrauchsabhängig zu verteilen. Dies kann durch Ablesen der Wasseruhr für Warmwasser oder der Heizkörperthermostate erfolgen. Der tatsächliche Maßstab wird einmalig festgelegt. Die restlichen 30 – 50 % werden nach der Wohnfläche aufgeschlüsselt.

Welche Fristen gelten im Rahmen einer Betriebskostenabrechnung?

Für eine Betriebskostenabrechnung gelten genau drei Faktoren. Der erste Faktor ist der Abrechnungszeitraum. Dieser muss nicht mit dem Kalenderjahr deckungsgleich sein. Jedoch muss die Abrechnung genau 12 Monate zugrunde legen. 

Nach Ende des Abrechnungszeitraums hat der Vermieter/ die Vermieterin genau ein Jahr Zeit die Betriebskostenabrechnung an den Mieter/ die Mieterin zu schicken. Für die Fristen unerheblich ist dabei, ob das Mietverhältnis noch besteht. Auch nach Beendigung des Mietverhältnisses hat der Vermieter/ die Vermieterin ein Jahr Zeit die Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Lässt der Vermieter/ die Vermieterin die Jahresfrist verstreichen, ist eine eventuelle Nachzahlung nicht mehr von dir zu leisten, ein Guthaben wird dir jedoch erstattet.

Der dritte Faktor ist die Rückzahlungsfrist, die der Vermieter/ die Vermieterin einhalten muss. Dies kann im Mietvertrag geregelt werden. Die Erstattung des Guthabens sollte zu deinen Gunsten zügig erfolgen. In jedem Fall befindet sich der Vermieter/ die Vermieterin spätestens mit dem 30. Tag nach Zugang der Betriebskostenabrechnung bei dir im Zahlungsverzug. In diesem Fall kannst du dem Vermieter/ der Vermieterin eine Mahnung aussprechen und auf den Zahlungsverzug hinweisen. In diesem Fall solltest du eine angemessene Frist für die Zahlung der Erstattung setzen und darauf hinweisen, dass du die laufenden Betriebskostenvorauszahlungen nach Fristablauf zurückbehalten kannst. Dies nennt man eine Aufrechnung. In diesem Fall kannst du die Betriebskostenvorauszahlung in der Höhe aussetzen, wie dir aus dem Guthaben des letzten Jahres noch zusteht.

Für dich noch wichtig zu wissen ist, das der Erstattungsanspruch erst nach drei Jahren verjährt. Der Beginn der Verjährungsfrist ist das Ende des Jahres, indem du die Betriebskostenabrechnung erhalten hast. Zum Beispiel: Du hast am 6. Juni 2022 deine Betriebskostenabrechnung erhalten. Und du hast darauf hingewiesen, dass das Guthaben in Höhe von 180 € fristgemäß auf dein Konto einzuzahlen ist. Der Vermieter/ die Vermieterin ist der fristgerechten Zahlung nicht nachgekommen. Dann beginnt die Verjährungsfrist von drei Jahren am 1. Januar 2023 und endet am 31. Dezember 2025. Die Fristen des Zahlungsverzugs und der Verjährung gelten auch umgekehrt. Sollte die Betriebskostenabrechnung eine Nachzahlung ausweisen und diese rechtens sein, befindest du dich spätestens mit dem 30. Tag im Zahlungsverzug und kannst vom Vermieter/ der Vermieterin ebenfalls angemahnt werden. Auch dieser Anspruch verjährt erst nach drei Jahren.

Wie kann ich Widerspruch gegen eine Betriebskostenabrechnung einlegen?

Kurz und knapp: Ja, du kannst Widerspruch einlegen und du hast das Recht auf Einsicht in alle Unterlagen. Wenn die Betriebskostenabrechnung mit einem falschen Verteilerschlüssel berechnet wurde oder die Betriebskostenabrechnung insgesamt zu hoch erscheint oder andere Formalitäten zu beanstanden sind, kann Widerspruch erhoben werden. Nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung hast du bis zu vier Wochen Zeit, um die Betriebskostenabrechnung zu prüfen, bevor du eine leistest. Zusätzlich zum Recht des Widerspruchs hast du ein Recht auf Einsicht in alle Abrechnungsunterlagen. Das bedeutet, dass du bei deinem Vermieter alle Rechnungen, die mit der Betriebskostenabrechnung zu tun haben, einfordern kannst. Dies ist notwendig, um eine falsche Abrechnung überhaupt nachweisen zu können. Aber auch wenn du in den vier Wochen nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung die Nachzahlung geleistet hast, bleibt dir immer noch der Einspruch gegen die Betriebskostenabrechnung. Dies ist bis zu 12 Monate nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung möglich. In diesem Einspruch ist dem Vermieter schriftlich mitzuteilen, welche Einwände du geltend machst. Gleichzeitig solltest du den Vermieter auch auffordern, dazu Stellung zu nehmen. Sollte dies ausbleiben, kannst du dich von einem Mieterverein oder Rechtsanwalt beraten lassen.

Betriebskosten und Nebenkosten – Was ist der Unterschied?

Die Nebenkosten eines Hauses sind alle Kosten, die der Vermieter/die Vermieterin hat. Die Betriebskosten sind hingegen die Kosten, die auf den Mieter/die Mieterin umgelegt werden können. Daher sind die Betriebskosten immer eine Teilmenge der Nebenkosten eines Gebäudes. Bei der Prüfung der Betriebskostenabrechnung ist es daher wichtig zu prüfen, ob alle Positionen tatsächlich Betriebskosten sind oder nicht umlagefähige Nebenkosten. Beispiel hierfür sind die Verwaltergebühren, die nicht auf die Mieter umgelegt werden können. Die Abgrenzung erfolgt am Tatbestand „in Betrieb“ halten. Das bedeutet vereinfacht gesagt, dass nur Positionen umgelegt werden dürfen, die notwendig sind, um eine Wohnung bewohnbar zu machen. Dies sind Müllgebühren, Wasserkosten, Heizkosten, Reinigungskosten des Hausflurs, Stromkosten des Hausflurs und steuerliche Abgaben.

Welche Positionen darf ich als Mieter von der Steuer absetzen?

Grundsätzlich kann ich, entsprechend dem Einkommensteuergesetz 20 % der Nebenkosten absetzen, die haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen darstellen. Dabei dürften die jährlichen Höchstbeträge nicht überschritten werden.

Typische Handwerkerleistungen, die abgesetzt werden können, sind Wartungsarbeiten an Elektro-, Gas- oder Wasserinstallation, sowie Arbeiten an Heizungsanlagen, Fahrstühlen oder Abwasserentsorgungen. Auch Graffitientfernung, Dachrinnenreinigung oder Austausch von Verbrauchszählern sowie Abflussrohr Wahrnehmungen sind typische Handwerkerleistungen, die in der Nebenkostenabrechnung geltend gemacht und so von der Steuer abgesetzt werden können. Beispiele für typische haushaltsnahe Dienstleistungen sind die Gebäudereinigung, das Fensterputzen, die Gartenpflege, der Winterdienst, die Straßenreinigung, der Hauswart und zu guter Letzt die Schädlingsbekämpfung.

Die Höchstbeträge bei Handwerkerleistungen betragen maximal 6.000 € pro Jahr. Da hiervon nur 20 % abgesetzt werden können, belaufen sich die erstattungsfähigen Kosten auf maximal 1.200 € im Jahr. Bei haushaltsnahen Dienstleistungen können bis zu 20.000 € angegeben werden, was bei einem steuerlichen Abzug in Höhe von 20 % maximal 4.000 € ergibt. Maximal können Mieter und Mieterinnen ihre Steuerlast so um bis zu 5.200 € pro Jahr senken. Wichtig hierbei ist, dass diese Leistungen überwiesen oder per Lastschrift gezahlt worden sind Punkt die Bezahlung per bar wird vom Finanzamt in aller Regel abgelehnt.

Die Lotsenfassung

Wir alle müssen uns jedes Jahr mit der Betriebskostenabrechnung beschäftigen. In den Fällen, in denen neben der monatlichen Kaltmiete auch Betriebskostenvorauszahlungen geleistet werden, ist eine jährliche Betriebskostenabrechnung durch den Vermieter/die Vermieterin gesetzliche Pflicht. Für dich wichtig ist dabei, dass du die Betriebskostenabrechnung analysierst oder analysieren lässt, um Abrechnungsfehler zu entdecken. Diese Fehler können im Widerspruch geltend gemacht werden. Aber auch nachdem die Widerspruchsfrist von vier Wochen verstrichen ist, kannst du noch 12 Monate nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung einen Einspruch in schriftlicher Form mit Begründung an den Vermieter/die Vermieterin schicken. Ebenfalls wichtig ist dabei, dass die Betriebskostenabrechnung korrekt ist, da du einzelne Positionen der Betriebskostenabrechnung bei deinem Finanzamt einreichen kannst. Von den geleisteten Zahlungen kannst du bis zu 20 % als steuerbegünstigende Belastung geltend machen, jedoch nicht mehr als 5.200 € pro Jahr.

Dies ist der vorletzte Blog in diesem Jahr. Wir wünschen dir eine schöne Adventszeit und freuen uns, wenn du auch nächste Woche zum Jahresabschluss vorbeischaust. Bei Fragen oder Unklarheiten kannst du uns gerne per Mail schreiben oder bei Instagram per DM deine Frage an uns richten.